E-Rechnung Pflicht und Steuern – Was müssen Unternehmen wissen?

Als Inhaber oder Führungskraft Ihres Betriebs haben Sie aktuell rund um die Fakturierung von Rechnungen zwei grundsätzliche Optionen. Entweder stellen Sie den Kunden die klassische Rechnung per Papier. Oder Sie nutzen die Errungenschaften der Digitalisierung und schreiben die sogenannte E-Rechnung. Doch der 1. Januar 2025 wird dieses Wahlrecht abschaffen und Ihnen bestimmte Pflichten auferlegen, die sowohl die Form der Rechnung als auch steuerliche Sachverhalte beeinflussen. Denn rund um das B2B-Business wird dann die E-Rechnung verpflichtend.

Sie möchten wissen, wie die E-Rechnung Ihr Unternehmen und dessen Prozesse tangiert und welche Vorbereitungen Sie treffen sollten, um einen reibungslosen und rechtssicheren Start umzusetzen? Wir von SCUTUM haben Ihnen dafür diesen informativen Beitrag zusammengestellt. Sie haben noch Fragen? Nutzen Sie die qualifizierte Beratung durch einen unserer Experten!

E-Rechnung Pflicht: Die Gesetzesgrundlage

Ab Beginn des Jahres 2025 dürfen Sie Ihren Kunden aus dem Bereich B2B, also Business to Business, ausschließlich E-Rechnungen schreiben. Das bedeutet natürlich ebenfalls, dass Sie ebenfalls E-Rechnungen erhalten werden, wenn Sie B2B-Käufe tätigen oder entsprechende Leistungen beanspruchen.

Die E-Rechnungspflicht ist ein fester Teil des Wachstumschancengesetzes. Nachdem der Entwurf des Gesetzes zunächst durch den Bundestag verabschiedet wurde, erhält es nun besonders Aktualität: Denn der Bundesrat hat dieses Gesetz nun per 22. März 2024 angenommen. Die E-Rechnung als Pflicht wird die meisten Unternehmen der Bundesrepublik Deutschland also definitiv betreffen – und Sie sollten bereits jetzt starten, die erforderlichen Umstellungen anzugehen.

Martin Wolf

Geschäftsführer, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

Fakten und Fristen der E-Rechnung Pflicht

Die grundsätzliche Pflicht zur E-Rechnung besteht ab dem 1. Januar 2025. Um den Unternehmen den Wechsel leichter zu machen, sind auch von dieser Pflicht abweichende Bestimmungen beschlossen worden. Umsätze, deren Ausführung 2025 – also nach dem 31. Dez. 2024 und vor dem 1. Jan. 2026 – erfolgten, dürfen noch andersformatige Rechnungen schreiben. Doch als Voraussetzung gilt, dass der Rechnungsempfängers dafür seine Zustimmung erteilt.

EXTRATIPP:

Wenn Sie und Ihre Stammkunden das Thema von E-Rechnung-Pflicht beziehungsweise E-Rechnung und Steuern gemeinsam besprechen, fällt der Wechsel leichter.

Das gilt besonders dann, wenn Ihr Unternehmen einen Jahresumsatz erwirtschaftet, der weniger als 800.000 Euro beträgt. Dann gewährt Ihnen der Gesetzgeber die Option, auch den 2026 noch elektronische PFD-Rechnungen oder den Papierklassiker zu nutzen.

E-Rechnung und elektronische Rechnung - ein Unterschied?

Gerade Unternehmen aus dem KMU-Bereich, Freiberufler und Solo-Selbstständige beschäftigen keine Fachkräfte rund um den Bereich von Faktura und Steuer. Dort herrscht nicht selten der Irrtum, dass die E-Rechnung von Unternehmen die Art von Rechnung sei, die man als PDF den Kunden per Mail zusendet. Auch das Einscannen einer Papierrechnung und das anschließende Verschicken als Bildformat, Bildformat, etwa als JPG oder als GIF, gilt nicht als erlaubt.

Um Ihnen unangenehme Bußgelder durch falsch erstellte Rechnungen vorzubeugen, beschreiben Ihnen unsere Faktura-Experten von SCUTUM ganz genau, welche Anforderungen E-Rechnungen erfüllen müssen.

Die E-Rechnung unter der Lupe

Ganz grundsätzlich gilt: E-Rechnungen müssen elektronisch versendbar sein. Und: Die Empfänger dürfen diese nicht noch manuell bearbeiten. Aus diesem Grund dient etwa das PDF als nicht erlaubt. PDFs sind ab dem Stichtag sogenannte „sonstige Rechnungen“ und entsprechen der neu geforderten Form nicht.

Diese Formate sind für eine E-Rechnung per Gesetz einsetzbar:

XML-Format

Das Kürzel XML bedeutet Extensible Markup Language und gilt als erprobtes Format. Gerade, wenn Sie ausländischen Unternehmen aus Europa Rechnungen stellen oder von solchen Geschäftspartner E-Rechnungen erhalten, gilt das XML als anerkanntes und rechtskonformes Format. Auch ab Inkrafttreten der Neuerungen rund um die E-Rechnung.

ZUGFeRD-Format

Dieses Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie entwickelt. Als Anlass der Entwicklung dienten die Erfordernisse bezüglich der E-Rechung als Pflicht rund um öffentliche Aufträge. Das hybride Rechnungsformat verbindet die Vorzüge von XML-Format und PDF. Sein Vorteil: leicht von den Rechnungsempfängern zu bearbeiten und sicher!

EXTRATIPP:

Mehr ZUGFerRD-Infos bietet Ihnen die Website des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Aber auch wir von SCUTUM bieten Ihnen Beratung nach Bedarf.

E-Rechnung und Verpflichtung: die Ausnahmen entdecken

Zunächst sollten Sie wissen, dass die E-Rechnung als Pflicht ausschließlich für B2B gilt. Dennoch macht es Sinn, diesen Service auch den eventuell von Ihnen bedienten Endkunden anzubieten. Denn die vom Online-Shopping erprobten Privatkunden schätzen es ebenfalls, wenn Rechnungen nicht als Papier eintrudeln. Das ZUFeRD-Format gilt dafür als ganz besonders geeignet.

Das neue Gesetz, dass bezüglich der E-Rechnung die Pflicht der Unternehmen begründet, betrifft ausschließlich solche Betriebe, die aus Deutschland sind. Also: Sowohl der Erbringer der Leistung als auch der Empfänger müssen aus dem Inland stammen.

Ausnahmen von der Verpflichtung schafft der Gesetzgeber, was Kleinbetragsrechnungen angeht. Paragraf 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) definiert diese Art von Rechnung als solche, die einen Betrag von unter 250 Euro aufweist. Auch Fahrausweise sind nach dieser Verordnung (§ 34 UStDV) als „sonstige Rechnung“ behandelbar.

Sie haben noch Fragen bezüglich der E-Rechnung und Steuern? Wir von SCUTUM sind Ihre Spezialisten, die stets die aktuell geltenden Bestimmungen umsetzen.

Ehe wir den weiteren Handlungsbedarf rund um die E-Rechnung beschreiben, sollten Sie zunächst grundsätzlich Fragen klären:

Wichtig: Sollten Sie jetzt schon den Eindruck haben, dass Ihr Unternehmen aus den unterschiedlichsten Gründen die Voraussetzungen der Umstellung nicht besitzt, sollten Sie jetzt handeln. Entweder, indem Sie das passende Personal rekrutieren beziehungsweise selbst die Bestimmungen studieren – oder indem Sie unsere Expertise nutzen und einen Beratungstermin vereinbaren. Durch die Unterstützung unserer Experten nutzen Sie den Vorteil, dass Sie – statt das Thema E-Rechnung und Steuern selbst akkurat umzusetzen – sich ganz Ihrem Kerngeschäft und den Kunden widmen können. Das dient Ihnen als hoher Wettbewerbsvorteil – auch unter dem Aspekt, dass die Bestimmungen rund um Rechnungswesen und Steuer nicht selten Änderungen unterworfen sind, die ein konsequentes Einarbeiten erfordern.

Die Anforderungen der E-Rechnung

Die E-Rechnung als Pflicht von Unternehmen muss sowohl technisch als auch formal strengen Kriterien genügen, deren Nichteinhalten durch die einschlägigen Behörden geahndet wird. Wir von SCUTUM haben Ihnen die wichtigsten Kriterien zusammengestellt, bieten aber solide und maßgeschneiderte Beratung.

Rechtskonforme E-Rechnung und Steuern: Welche Angaben sind zwingend erforderlich?

Die E-Rechnung entspringt dem Wachstumschancengesetz entspringt und beeinflusst das Umsatzsteuergesetz. Aus diesem Grund erfolgt auch die Verpflichtung, dass die E-Rechnung die klassischen Pflichtangaben aus dem Umsatzsteuergesetz enthält.

Diese verpflichtenden Angaben, die auch die E-Rechnung kennzeichnen, fasst § 14 UStG zusammen:

Name und Anschrift des Unternehmens und des vom Leistungsempfängers
Steuernummer des Unternehmens oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum der E-Rechnung
eindeutig zuordenbare, unique Nummer der E-Rechnung
Art und Menge von Waren oder Dienstleistungen
Lieferdatum
nach den geltenden Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
Steuersatz oder Hinweis der Steuerbefreiung inklusive UStG-Paragraf

Neben der informativen Funktion der Pflichtangaben der E-Rechnung haben diese auch die Funktion, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachweisbar sind. Die Echtheit der Herkunft besagt, dass Ihr Unternehmen als Aussteller der Rechnung einwandfrei ausmachbar ist. Genau das schätzen Sie ja auch, wenn Sie selbst von einem B2B-Partner Rechnungen erhalten. Unversehrtheit des Inhalts tangiert das Thema E-Rechnung und Steuern. Diese umfasst den Nachweis, dass die Rechnungsangaben, die die §§ 14 und 14a UStG vorschreiben, nicht geändert wurden. Genau aus diesem Grund entfällt auch das PDF als erlaubtes Format. Auch die Lesbarkeit der E-Rechnung, die ein Unternehmen verschickt oder erhält, dient als bedeutsamer Faktor, weil dies die Nachprüfbarkeit erleichtert und Betrugsdelikte vermindert.

E-Rechnung und Steuern: Was gilt für Kleinunternehmer?

Manche Betriebsinhaber, die vom Finanzamt als Kleinunternehmer eingestuft sind, sind der Meinung, dass ihnen die E-Rechnung nicht als Pflicht auferlegt wird. Doch das stellt einen Irrtum dar. Spätestens 2028 müssen auch Kleinunternehmer den B2B-Kunden die E-Rechnung nach den neuen Bestimmungen schicken. Ein Unterschied betrifft den Bereich E-Rechnung und Steuern. Denn die Rechnungen des Kleinunternehmers weisen keine Umsatzsteuer aus.

EXTRATIPP:

Prüfen Sie, ob die aktuell von Ihrem Unternehmen erstellten Rechnungen diese Pflichtangaben enthalten. Wenn nicht, ändern Sie diese sofort. Dies schafft die Grundlage dafür, dass auch die E-Rechnung als Pflicht ab 2025 korrekt umgesetzt wird.

E-Rechnung: nicht als Schikane einstufen, sondern Vorteile wahrnehmen

Nicht selten sind gerade den kleineren Unternehmerinnen und Unternehmern Themen wie die neue E-Rechnung allgemein lästig. Doch wir von SCUTUM möchten Sie motivieren, die Umstellung – nach Bedarf auch durch die Unterstützung unserer Experten – anzugehen. Denn die E-Rechnung bietet Ihnen und Ihrem Unternehmen tatsächlich auch gute Vorzüge.

Vorteil 1: Kosten sparen Die elektronisch erstellte und verschickte Rechnung bietet Ihnen hohes Sparpotenzial. Weder Briefpapier und Briefumschläge noch Druckerfarbe und Porto sind erforderlich.
Vorteil 2: Fehler vermeiden (H3) Zahlreiche Daten und Zahlen sind durch moderne Software auch nutzbar, wenn Sie elektronisch fakturieren. Per Tastendruck sind etwa die Fakten aus Angeboten und Auftragsbestätigungen kopiert. Das macht die Rechnungen weniger fehleranfällig, als wenn Sie Daten manuell eintragen.
Vorteil 3: Zahlungen beschleunigen (H3) Die Durchläufe der Zahlungsabwicklung sind per EDV erfreulich effizienter.
Vorteil 4: Arbeit vereinfachen (H3) Durch den Einsatz der modernen Digitalisierung wird auch die Fakturierung schneller und leichter umsetzbar. Die frei gewordenen Kapazitäten nutzen Sie etwa, um Ihre Kundenbetreuung auszubauen.
Vorteil 5: Umwelt schonen (H3) Durch die E-Rechnung wird Ihr Unternehmen Papier sparen und unsere gemeinsame Umwelt schonen. Das gilt aber auch deshalb, weil Sie weniger Druckerfarbe einsetzen, die ebenfalls als bedenklich eingestuft wird.

Die Liste der Vorteile zeigt: Sie sollten die E-Rechnung nicht als Pflicht einschätzen, sondern als modernes Instrument der Fakturierung, das Ihnen einen echten Wettbewerbsvorsprung verschafft und auch die Umwelt schützt. Selbst dann, wenn die E-Rechnung Sie als Unternehmen nicht betrifft, weil Sie etwa ausschließlich B2B-Kunden haben, nutzen Sie die Vorzüge.

EXTRATIPP:

Die klassischen Anbieter von Softwarelösungen rund um Rechnung und Steuer haben die Anforderungen der E-Version der Fakturierung bereits parat. Sollte Ihr Unternehmen noch nicht solche hochwertigen Programme und vielleicht sogar generell bezüglich der Digitalisierung nicht gut aufgestellt sein, wird Ihnen das nachteilige Konsequenzen bringen. Besser, Sie digitalisieren die unternehmerischen Prozesse professionell. Wir von SCUTUM unterstützen Sie dabei und beraten Sie auch bezüglich diverser Förderungen, die Bund und Länder dafür anbieten.

E-Rechnung: Was Unternehmen nun tun sollten

Als Spezialisten rund um das Steuerrecht erachten wir besonders einen Hinweis als das A und O: Schieben Sie es nicht hinaus, die Herausforderungen umzusetzen, die die neue Regelung umfasst. Denn die Einführung der E-Rechnung stellt ein Projekt dar, das ganz unterschiedliche Bereiche tangiert. Und diese Vorkehrungen, die diese unterschiedlichen Bereiche betreffen, müssen ja getroffen werden, während der Betrieb arbeitet. Weder Ihr Angebot beziehungsweise auch Ihr Service noch die Kunden des Unternehmens sollen dadurch gestört werden. Deshalb sollten Sie gut planen und die nötigen Maßnahmen treffen – auch durch einen Experten wie SCUTUM unterstützt.

Diese Punkte sollten Sie ganz genau umsetzen:

1. Prüfen Sie exakt, ob die Rechnungsformulare Ihres Unternehmens den steuerrechtlichen Regelungen entsprechen ud nehmen Sie eventuell nötige Änderungen vor.
2. Recherchieren Sie, welche technischen Voraussetzungen Ihr Unternehmen eventuell noch nachrüsten müsste, um die elektronische Rechnung sachgerecht und sicher durchzuführen.
3. Informieren Sie Ihre Kunden von der geplanten Umstellung und prüfen Sie die Richtigkeit von E-Mail-Adressen.
4. Treffen Sie die Vorkehrungen, die unter dem Aspekt der Datenschutz-Grundverordnung der EU - kurz: DSGVO - erforderlich sind und nutzen Sie die Kenntnisse von Experten aus den Bereichen von Datenschutz und Datensicherheit.
5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Nennen Sie die Gründe der geplanten Umstellung, erläutern Sie Ihnen die neuen technischen Abläufe und sensibilisieren Sie das Team rund um den Datenschutz.
6. Nutzen Sie die E-Rechnung als solide integrierter Bestandteil Ihrer Systeme. Ein Beispiel soll das verdeutlichen. Fakturierung, Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss nutzen dieselben Daten. Wenn also auch die Rechnungslegung digital gestützt ist, sind Daten auch digital zwischen den Systemen übertragbar. Dies unterstützt Ihr Rechnungswesen und auch die Dokumente rund um Umsatzsteuer, Steuererklärung und Bilanz unter Umständen ganz umfassend.

Natürlich sind das umfangreiche Arbeiten. Doch nach der Implementierung der E-Rechnung profitieren Sie, Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und natürlich die Kunden. Wir von SCUTUM bieten Ihnen Unterstützung nach Maß, um aus E-Rechnung und Steuern die berühmte Erfolgsstory zu machen. Dabei bieten wir nicht den pauschalen Standard, der nicht das ganze Potenzial ausschöpft, sondern Beratung nach Maß.

E-Rechnung und Steuern: Jetzt Beratung nutzen!

Die unverbindliche Beratung durch einen unserer Spezialisten bildet den Start einer gelungenen Einführung der E-Rechnung und Ihr Unternehmen profitiert dadurch umfassend. Einerseits durch die Sicherheit, sowohl datenschutz- als auch steuerrechtliche Bestimmungen perfekt umzusetzen. Andererseits aber auch durch die oben genannten Vorzüge, die die Effizienz der Tätigkeiten, aber auch die Schonung der Umwelt und das Sparpotenzial betreffen. Vereinbaren Sie einen Termin und nutzen Sie unsere Expertise und unser Engagement!