Zusammenfassung
Die Finanzverwaltung hat ein umfassendes Schreiben zur verpflichtenden E-Rechnung veröffentlicht. Hintergrund ist das Wachstumschancengesetz, mit dem ab dem 01.01.2025 für bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B) die Pflicht zur Ausstellung einer strukturierten elektronischen Rechnung eingeführt wurde. Für den Versand gelten Übergangsfristen – der Empfang von E-Rechnungen muss jedoch bereits seit dem 01.01.2025 möglich sein.
Bisher konnten Rechnungen in Papierform, als PDF oder elektronisch ausgestellt werden. Künftig gelten strengere Vorgaben: Eine E-Rechnung ist grundsätzlich erforderlich, wenn ein inländischer Unternehmer eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen inländischen Unternehmer erbringt und keine Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 8–29 UStG vorliegt.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format nach EN 16931 erstellt werden, z. B. als XML-Datei oder als hybrides Format wie ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML). Dieses Format gilt nicht nur für die Erstellung, sondern auch für Übermittlung, Empfang und Archivierung. Eine automatische Weiterverarbeitung ist möglich, aber nicht zwingend.
Wichtig: Es entstehen keine zusätzlichen Meldepflichten an das Finanzamt. Rechnungen in Papierform oder reine PDFs gelten künftig als „sonstige Rechnungen“. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Auch Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen erstellen.
Unabhängig davon gilt: Alle Unternehmer – auch Kleinunternehmer oder Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen – müssen ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und elektronisch zu archivieren. Eine Zustimmung des Empfängers ist hierfür nicht erforderlich.