Steuerzahler mit Einnahmen aus Gewinnen nutzen zunehmend Online-Bankdienstleistungen. Als Folge davon werden immer mehr Kontoauszüge in digitaler Form an die Kunden geschickt. Wenn Kontoauszüge elektronisch versandt werden, müssen sie so gespeichert werden, wie es sich um ursprünglich digitale Dokumente handelt.
Das Drucken eines elektronischen Kontoauszugs und das anschließende Löschen des digitalen Dokuments stellt einen Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht dar. Der Ausdruck ist nur eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs und entspricht vom Standpunkt des Nachweises nicht dem Original-Bankbeleg auf Papier.
Die ausschließlich digitale Speicherung erfordert die Anwendung von Sicherheitsverfahren sowie die Übereinstimmung der verfügbaren Verfahren und Daten mit den Anforderungen an Vollständigkeit, Genauigkeit und Dauerhaftigkeit.
Die Übergabe der Kontoumsatzdatenbank an den Kunden in verfügbaren Formaten (z.B. als xls- oder csv-Datei) dient in der Regel der Weiterverarbeitung der Umsatzdaten pro Maschine. Die digitale Speicherung von nur einer xls- oder csv-Datei ist nicht ausreichend.
Eine Alternative zu den oben genannten Anforderungen ist die Bereitstellung eines Kontoauszugs an ein Kreditinstitut, das während der Aufbewahrungszeit jederzeit Zugang hat. In allen Fällen ist der Steuerzahler für die Führung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung verantwortlich!
Mit Ausnahme von Steuerzahlern, deren positive Gesamteinnahmen 500.000 EUR pro Kalenderjahr übersteigen, besteht keine Verpflichtung zur Führung von Kontoauszügen für Privatkunden.