Unternehmen, die künftig Rechnungen an Behörden in Deutschland oder Europa stellen wollen, müssen korrekte elektronische Rechnungen erstellen und weiterleiten können. Als “richtige” elektronische Rechnung gilt lediglich die sog. X-Rechnung. Denn nur diese bietet die Möglichkeit des Austauschs eines strukturierten Datensatzes. Die pdf-Rechnung hat über kurz oder lang ausgedient.
Das ändert sich
Der X-Rechnungsstandard, ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell, ermöglicht es, elektronische Rechnungen künftig bundeseinheitlich an alle öffentlichen Auftraggeber zu versenden. Außerdem ist es damit möglich, Rechnungen europaweit zu versenden und zu verarbeiten.
Die Regelungen zur X-Rechnung gelten zunächst ausdrücklich nur für den Rechnungsversand bzw. -austausch mit Bundesbehörden. Diese müssen ab dem 27.11.2018 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Alle anderen Behörden haben noch ein Jahr länger Zeit und müssen dies ab dem 27.11.2019 können.
Eine grundsätzliche Verpflichtung für die Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden besteht für Unternehmer erst ab dem 27.11.2020. Ausnahmen gibt es dann nur noch z. B. für Direktaufträge mit einem Auftragswert von bis zu 1.000 EUR netto oder für Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich.